Kaizen: jatkuvin pienin askelin kohti tavoitetta business coaching prosessissa

Oletko koskaan kuullut japanilaista sananlaskua: "Kaikkein merkittävimmät muutokset tapahtuvat pienin askelin, ei suurella harppauksella"? Tähän ohjeeseen liittyy myös japanilaisen sana 'Kaizen', joka tarkoittaa jatkuvaa parantamista. Kaizen on yksi japanilaisten yritysten menestyksen avaimista, sillä se on filosofia ja menetelmä, joka kannustaa jatkuvasti etsimään ja toteuttamaan pieniä, mutta merkittäviä parannuksia kaikilla toiminnan alueilla. Tässä blogitekstissä kerron sinulle Kaizenista, miksi sen omaksuminen on tärkeää ja mitä hyötyä siitä on sinulle. Lisäksi annan sinulle joitakin vinkkejä ja harjoituksia, jotka voit ottaa käyttöön heti.

Mitä kaizen tarkoittaa?

Kaizen on japanilainen sana, joka koostuu kahdesta osasta: 'kai', joka tarkoittaa muutosta, ja 'zen', joka tarkoittaa hyvää. Yhdessä ne muodostavat käsitteen, joka tarkoittaa jatkuvaa parantamista kohti hyvää muutosta. Kaizen perustuu ajatukseen, että ei ole olemassa täydellisyyttä, vaan aina on mahdollista tehdä jotain paremmin. Kaizen ei ole vain yksittäinen projekti tai harjoitus, vaan se on jatkuva prosessi, joka vaatii sitoutumista, yhteistyötä ja oppimista. Kaizenia soveltamalla kykenet siirtämään oppimaasi käytäntöön ja täten jatkuvasti optimoimaan oman työsi arvoa ympäristöllesi, kuitenkin niin pienin askelin ettei tästä muodostu sinulle rasitetta. Parhaimmillaan kaizenin soveltaminen voi olla ratkaiseva tekijä sille, miten kehityt ja menestyt työssäsi ja elämässäsi.

Kaizenin filosofia perustuu seuraaviin periaatteisiin:

• Ihmiset ovat tärkein voimavara. Kaizen korostaa ihmisten osallistumista, sitoutumista, motivaatiota ja luovuutta. Kaizen uskoo, että jokainen voi ja haluaa oppia ja kehittyä, kun heille annetaan oikeat olosuhteet ja tuki.

• Asiakas on keskiössä. Kaizen pyrkii täyttämään ja ylittämään asiakkaiden tarpeet ja odotukset. Kaizen pyrkii myös luomaan pitkäaikaisia ja luottamuksellisia suhteita asiakkaisiin.

• Prosessit ovat avainasemassa. Kaizen keskittyy prosessien analysointiin, mittaamiseen, parantamiseen ja standardoimiseen. Kaizen pyrkii poistamaan kaiken turhan ja virheellisen prosesseista, ja tehostamaan niitä jatkuvasti.

• Pienet askeleet ovat parempia kuin suuret harppaukset. Kaizen ei tavoittele radikaaleja tai kertaluonteisia muutoksia, vaan pieniä, jatkuvia ja systemaattisia muutoksia. Taustalla tässä on usko siihen, että pienet askeleet johtavat suuriin ja pysyviin parannuksiin, kun niitä tehdään säännöllisesti ja pitkäjänteisesti.

Miten sitten voit soveltaa kaizenia työssäsi? Yksi yksinkertainen ja tehokas tapa on käyttää PDCA-sykliä, joka auttaa sinua toteuttamaan jatkuvaa parantamista oppimisen ja kehittämisen kautta.

PDCA-sykli on nelivaiheinen

• Plan eli suunnittele: määrittele tavoitteesi, analysoi nykytilanne, etsi parannusmahdollisuuksia, valitse toimenpiteet ja tee suunnitelma

• Do eli tee: toteuta suunnitelmasi, kokeile toimenpiteitäsi, kerää tietoa ja dokumentoi tulokset (muista tässä pienet, säännölliset askeleet)

• Check eli tarkista: arvioi tuloksesi, vertaa niitä tavoitteisiisi, mittaa vaikutuksia ja tee johtopäätökset

• Act eli toimi: tee tarvittavat korjaukset, vakiinnuta parannukset, jaa oppimasi ja aloita sykli alusta

PDCA-sykliä voi käyttää harjoituksena, jossa kirjoitat tai piirrät itsellesi muistiin omat vastauksesi näihin neljään PDCA-vaiheeseen. Voit tehdä tämän yksin tai yhdessä valmentajan, kollegan tai perheenjäsenen kanssa. Harjoitus auttaa sinua toteuttamaan jatkuvaa parantamista omassa työssäsi ja elämässäsi. Se antaa myös tekemisellesi suunnan ja tarkoituksen, jota itse pidän yhtenä keskeisimpänä tekijänä onnistuneille itsensä kehittämisen harjoituksille. Harjoituksen hyötynä on, että se voi auttaa sinua tehostamaan toimintaasi, ratkaisemaan ongelmasi, kehittämään osaamistasi ja lisäämään tyytyväisyyttäsi elämääsi. Muista kuitenkin tässä yhteydessä myös aiemmin mainittu jatkuvuus ja pitkäjänteisyys. Näitä PDCA-syklin kierroksia tulet tekemään todennäköisesti useammin kuin kertaluontoisesti, jotta saat aikaan pysyviä muutoksia ja oppimista.

Koska toimin itse business coachina, olen omalla kohdallani soveltanut Kaizenia kehittyäkseni coachin työssä. Jaan tässä yhden esimerkin siitä, miten business coach voi soveltaa kaizenin periaatteita ja menetelmiä omaan työhönsä:

Kuuntelutaitojen parantaminen PDCA-syklin avulla

Kuuntelu on yksi tärkeimmistä taidoista, joita business coach työssään tarvitsee. (Toim.huom. Kuuntelu on yksi tärkeimmistä ja haastavimmista taidoista mitä kuka tahansa meistä tarvitsee voidakseen hyvin ihmissuhteissaan ja menestyäkseen työelämässä, joten jatka ihmeessä lukemista.) Kuuntelu auttaa ymmärtämään asiakkaiden tilannetta, tarpeita, tavoitteita ja haasteita. Kuuntelu auttaa myös luomaan luottamusta ja empatiaa asiakkaan kanssa. Saatat hyvinkin olla ensimmäinen ihminen, jonka kanssa asiakas kokee tulevansa aidosti 'kuunnelluksi'. Kuuntelu on kuitenkin vaikeaa, sillä se vaatii keskittymistä, avoimuutta ja aktiivisuutta. Kaizen voi auttaa sinua parantamaan kuuntelutaitojasi seuraavasti:

•  Aseta itsellesi kuuntelutavoite. Esimerkiksi: "Haluan kuunnella asiakastani paremmin ja ymmärtää hänen näkökulmaansa."

• Mittaa kuuntelutasoasi. Esimerkiksi: "Kuinka monta kertaa keskeytin asiakkaani? Kuinka monta kertaa esitin avoimia kysymyksiä? Kuinka monta kertaa toistin tai tiivistin asiakkaani sanomaa?" "Kuinka monta kertaa ajatukseni harhautui ajattelemaan ratkaisuja?"

• Analysoi kuunteluprosessiasi. Esimerkiksi: "Mitä esteitä oli kuuntelulleni? Mitä voin tehdä paremmin ensi kerralla? Mitä opin asiakkaastani ja itsestäni?"

• Tee pieniä parannuksia kuuntelutaitoihisi. Esimerkiksi: "Ensi kerralla en keskeytä asiakastani, vaan annan hänen puhua rauhassa. Esitän enemmän avoimia kysymyksiä, jotka auttavat asiakastani avaamaan ajatuksiaan. Toistan ja tiivistän asiakkaani sanomaa, jotta varmistan, että olen ymmärtänyt hänet oikein. Kun huomaan ajattelevani ratkaisuja asiakkaan puhuessa, keskeytän itseni ja palaan aktiiviseen kuunteluun."

• Seuraa edistymistäsi ja pidä yllä motivaatiotasi. Esimerkiksi: "Huomaan, että kuuntelen asiakastani paremmin ja saan enemmän tietoa hänen tilanteestaan. Asiakkaani arvostaa sitä, että olen kiinnostunut hänestä ja hänen tavoitteistaan. Tunnen itseni varmemmaksi ja tyytyväisemmäksi coachina."

Kaizen on siis erinomainen menetelmä kaikille meille, jotka haluamme lisätä työmme tehokkuutta, vaikuttavuutta ja merkityksellisyyttä. Kaizen auttaa sinua parantamaan itseäsi, työtäsi ja organisaatiotasi jatkuvasti, ja se antaa sinulle mahdollisuuden oppia ja kehittyä joka päivä. Parhaimmillaan voit Kaizenia soveltamalla tehdä työstäsi mielekkäämpää ja merkityksellisempää, ottaessasi roolin oman itsesi, työsi ja oppimisesi johtajana.

Business Coaching tukenasi

Business coach on mukanasi tässä prosessissa ja auttaa sinua suunnittelemaan näitä Kaizenin mukaisia jatkuvia pieniä askelia. Coaching-prosessi itsessään perustuu pitkälti siihen että autetaan coachattavaa tunnistamaan ja asettamaan tavoitteita, analysoimaan nykytilaa, suunnittelemaan toimenpiteitä, tunnistamaan onnistumisen edellytyksiä, vahvistamaan pystyvyysuskoa ja valitsemaan ensimmäinen pieni teko, askel joka vie kohti haluttua lopputulemaa. Hyvä coach pitää asiakkaan tavoitteen mielessä ja varmistaa että suunnitellut toimenpiteet vievät kohti asiakkaan nimeämää lopputulosta, ellei tietoisesti sovita lopputuloksen uudelleenmuotoilusta. Tämäkään ei ole tavatonta ja kuuluu oppimisprosessiin. Kuten totesimme Ikigai-osiossa, tavoite voi muuttua ajan mittaan kun opimme tuntemaan itseämme paremmin.

Pääsimme maaliin, kiitos kun pysyit mukana. :) Olisi hienoa, jos voisit jakaa kokemuksesi tai ajatuksesi Kaizen-mallin soveltamisesta lyhyen kommentin muodossa. Voit myös varata lyhyen sparrailun kanssani blogin aihepiirin merkeissä. Aion itse hyödyntää Kaizenia jatkossakin coachingtyössäni ja oppimani käytäntöönviemisessä nyt kun suoritan tässä parin kuukauden ajan AI business coaching -sertifikaattia. PDCA-sykli toimii varmasti siinäkin hyvin. Vaihdan mielelläni tästäkin aiheesta ajatuksia kanssasi.

Toivotan sinulle inspiroivia, sopivan kokoisia, kokeilevia askelia Kaizenin hengessä!

"Suuri puu kaatuu vain pienillä iskuilla."

-Japanilainen sananlasku

Tässä blogisarjassa esittelen sinulle japanilaisia tekniikoita tai käsitteitä, jotka voit ottaa käyttöön, kun tavoitteenasi on uudenlainen lähestymistapa lisätä työn tehokkuutta, vaikuttavuutta ja merkityksellisyyttä. Kerron sinulle, mitä nämä tekniikat ja käsitteet tarkoittavat, miksi ne ovat tärkeitä ja mitä hyötyä niistä on osana business coachingia. Lisäksi annan sinulle esimerkkejä, vinkkejä ja harjoituksia, jotka auttavat sinua soveltamaan niitä käytännössä, jotta saat parhaan hyödyn itsellesi. Tämä sarja liittyy blogin pääaihepiireihin: itsensä johtaminen, ajattelun muutos, työhyvinvointi ja energisyys